在展厅设计过程中，设计团队需要随时与客户进行展厅设计相关问题的沟通与交流。为形成最终的设计方案，在接洽初期，业务洽商部门就应把项目中获得的客户设计要求和可能的需求风格，填写设计明细表，转交给具体设计部门。
对于需要亲自去考察测量的场地，可以由业务人员或者是设计师安排去现场。设计师还应注意和施工团队保持联系，了解最新的展示材料，避免设计完毕后出现无法施工的错误。在展厅设计方案初稿确定时，展览服务商应根据材料供应商的成本价以及自身设计、施工的费用，制作详细明晰的报价单。
展厅设计方案的初稿提交方面，最好附上设计说明，并为客户召开一场设计说明会，就展厅风格、材质要求、色彩说明、照明说明、艺术手法和设计思路等方面进行具体的阐述。
