外部管理是通过加强对博物馆以外的利益相关者的联系，实现博物馆设计自身能力水平的提升。目前重点围绕博物馆观众及其活动展开，通过对观众知识、心理、行为、需求等各类数据的搜集和分析，从保障藏品安全、提高展陈质量、改善参观体验、优化服务内容等目标需求出发，为管理决策提供支持。
随着博物馆体制、机制改革的不断深入，外部联系将进一步扩展延伸，由观众服务发展到社会服务，实现对社区、学校、社会团体、企业、媒体及一般公众的全面覆盖。有别于传统实体博物馆和数字博物馆，智慧博物馆是通过充分运用物联网、云计算、大数据、移动通讯等新一代信息技术成果，感知、分析、处理博物馆(群)运动的各项关键信息，实现博物馆征集、保护、研究和展示传播，以及管理能力全面提升的博物馆发展模式。
